Det selvejende plejehjem Søndervang ønskede et bedre samarbejde på tværs af teams. For at opnå det, skulle forandringsprocessen indeholde mindre snak og mere handling.

Sammen med ledelsen opsatte vi tre kriterier for en succesrig proces:

• At organisationen forstår at samarbejde handler om at gøre det godt OG have det godt.
• At organisationen identificerer og udvikler små forbedringsområder der kan og skal realiseres. Det må ikke bare blive snak.
• At der handles og samles op i en fast rytme. Indsatser planlægges for 4-6 uger hvorefter teamet reflekterer i fællesskab for igen at igangsætte nye forbedringer.

Formålet med processen var egentlig ret enkel. Teamsamarbejdet skulle blive bedre, der skulle etableres nye arbejdsrutiner og kulturen skulle forbedres igennem helt konkrete initiativer. Vi skulle tale mindre om det gode samarbejde og i stedet handle os til forbedringer og indsigter.

Fokus på både ledelse og organisation

Parallelt med teamudviklingen arbejder vi med ledelsen på Søndervang. Her handler det om værktøjer til tjek-ind-samtaler, styrkebaserede udviklingssamtaler og årshjul. Men det handler også om lederrollen og forståelsen for hvad er skal til for at forbedre kulturen. Vi taler og undersøger TEAL og især selvorganisering og helhedstænkning. Vi har fokus på at udvikle den psykologiske tryghed og ikke mindst handlekraften i organisationen. Samarbejdet med ledelsen sker i form af workshops og personlig sparring.

Med medarbejderne, var det første vi afholdte, et kickoff, hvor vi satte fokus på relevansen af at udvikle udvikle et stærkt fagligt fællesskab på tværs af teams. Vi satte fokus på værdien af, at flere beslutninger træffes af teamet selv frem for altid af lederen. Vi undersøgte værdien af små forbedringer ved hjælp af en af vores simuleringer.

Ugen efter havde vi en hel dag sammen med hvert team, hvor vi med udgangspunkt i metoderne LEGO® Serious Play® og Lightning Decision Jam i fællesskab byggede en LEGO® model af de vigtigste principper bag et godt samarbejde på tværs af teams. Efterfølgende udviklede vi helt konkrete prøvehandlinger ved hjælp af Lightning Decision Jam og et ubønhørligt fokus på at være konkrete. Alt for ofte ender teamprocesser i handlingspunkter som: “Vi skal kommunikere bedre”, “Vi skal sikre bedre overdragelse mellem vagter”, “Vi skal have mere tillid til hinanden”, “Vi skal turde tale om elefanten i rummet”. Alt sammen fine hensigter, men ukonkrete. Konsekvensen, kan du sikkert genkende. Handlekraften fordamper hurtigere end du kan sige im-ple-men-tering.

Gode intentioner veksles til reelle handlinger med de rette metoder

Med LEGO® Serious Play® som værktøj, så hjælper vi individer i grupper til at være mere opmærksomme på hinanden og de ideer, der præsenteres i gruppen, noget som er givtig, da vi mennesker kan have en tendens til, krampagtigt, at holde fast i vores ideer og overbevisninger. Anvendelsen af LEGO® Serious Play® er ikke et mål i sig selv eller en sjov gimmick, men et ambitiøst ønske om at få så mange mangfoldige perspektiver på bordet som overhovedet muligt.

Lightning Decision Jam er en trin-for-trin proces, der hjælper teams til at identificere, prioritere og blive enige om næste bedste skridt i relation til problemer og potentialer forbundet med et særligt fokusområde. Når et team kaster sig ud i løsning af komplekse problemstillinger, er det nemt for dem at fortabe sig i endeløse samtaler, konstateringer og diskussioner, der kører i ring. Der opstår et utal af ukonkrete handlemuligheder, der hverken vurderes eller prioriteres. Resultatet, hvis der overhovedet er et, er abstrakte handlingsplaner og vage intentioner.

Lightning Decision Jam, en en komprimeret udgave af Googles Design Sprint. Design sprints er en velafprøvet metode, der bl.a. hos Google er brugt til at komme hurtigere fra idé til handling. Lightning Decision Jam bygger på de bedste elementer af et design sprint, og tilbyder en hurtig og effektiv måde, hvorpå teams kan finde handlemuligheder på aktuelle problemer. En Lightning Decision Jam tager 60-90 minutter.

Opfølgning

4-6 uger efter mødes vi igen med de enkelte og følger op på de igangsatte prøvehandlinger. Der hvor der ikke er sket nok, skal der fokuseres mere, der hvor man ikke er lykkes som ønsket, skal der prøves noget andet. Sidst men ikke mindst skal succeserne fastholdes og udvikles.

Uger senere mødes vi endnu engang, og på denne workshop kigger vi samlet på resultaterne og bliver enige om de vigtigste prøvehandlinger, der skal fortsætte i hverdagen. Derudover kigger vi på metoderne anvendt i forløbet, så de enkelte teams selv bliver i stand til at fastholde fokus på små forbedringer med stor effekt.

Lene Wichmann, der er forestander på Søndervang siger om samarbejdet:

Søndervang plejehjem har i forbindelse med omstruktureringer samarbejdet med Gnist og Mads Bab. Samarbejdet har været særdeles konstruktivt og givende. Arbejdet med Lego Serious Play og det praktiske fokus på relevante forbedringer i hverdagen har vist sig at være helt unikt.

På baggrund af flere workshops sammen med Mads Bab er Søndervang godt i gang med at lykkedes med en stor omstrukturering. En omstrukturering, som normalt ikke vil være mulig inden for en tidsramme på 2 år.

At tale om ”Gnisten” i arbejdslivet, og arbejde med små forbedringer er ved at blive en hel naturlig del af hverdagen på Søndervang. Det giver energi og gejst til glæde for både beboere og medarbejdere.

Lene Wichmann
Forstander,
Master in Public Health og Master of Positive Psychology