Dette er anden artikel i serien Fra længsel til løsning – Det er en jungle at finde rundt i de mange teorier om god ledelse og arbejdsmiljø, der dukker op med jævne mellemrum. I en ny artikelserie i POV drøfter Mads Bab ledelse, arbejdsmiljø og kommer med forslag til, hvordan vi kan handle og skabe løsninger i stedet for blot at tale om problemerne.

I sidste udgave af artikelserien Fra længsel til løsning – mod et sundere arbejdsmiljø beskrev Mads, hvordan Ledernes Hovedorganisation i en analyse, har fundet frem til at Ledere bruger en halv uge, hver uge, i et mødelokale.

Der er ingen tvivl om at vi længes efter bedre møder. Effektive møder, inspirerende møder – ja bare møder, der ikke opleves som spild af tid.
Hvor tit har du f.eks. siddet til et møde og lyttet til en kedelig redegørelse?
Hvor tit har du siddet til et møde om oplevet at 20% taler 80% af tiden?
Hvor tit har du siddet til et møde, hvor deltagerne foregiver at være forberedt, men i virkeligheden ikke er det?

Løsningen på nogle af disse problemer, er for de fleste virksomheder spilleregler for gode møder. Spillerregler kan være nyttige, og jeg tror bestemt at en dialog om rammer for god mødeskik er relevant og værdifuldt. Vi skal dog passe på ikke at fastlåse formen på vores møder i retningslinjer og standardiserede formater. Gør vi det, opnår vi måske forudsigelighed, men vi mister med tiden energien og engagementet.

Ledelse er at skabe forudsætningen for samtaler, der ellers ikke finder sted

På konferencen ”Be the Change” i 2010 sagde Patricia Shaw, der er professor fra University of Hertfordshire flere spændende ting.

Særligt interessant er hendes fine og enkle forståelse af ledelse. Ikke det at være leder, men det at udøve ledelse. Hun siger, omskrevet til dansk,

”Ledelse er i bund og grund at sikre forudsætningen for samtaler, der ellers ikke vil have fundet sted”

Hun siger med andre ord,  at ledelse er at sikre dialoger mellem mennesker. Dialoger, der fører gruppen et nyt sted hen. Et bedre sted hen.

Hun fortsætter:

”Lad os betragte samtale som en disciplin i sig selv. En disciplin, hvor vi evner at variere måden, som vi taler sammen på. Fra at tale i store grupper til mindre grupper og fra at tale ud fra faste dagsordener til at tale frit.”

Måske vi i længslen efter bedre møder, skal lade os inspirere af Patricia Shaw og finde løsninger, der skaber forudsætningen for inspirerende samtaler, der ellers ikke ville have fundet sted?

Måske vi skal tænke nærmere over, hvordan vi forbedrer dynamikken på de møder, så vi ikke altid taler sammen på den samme måde?

Men hvordan?

Amazons six-page memo

I Amazon har de droppet PowerPoints og starter flere møder i stille refleksion og læsning af et nøje forberedt notat. Efter alle deltagere har læst notatet, diskuteres emnet i gruppen.

For Amazon handler det ganske enkelt om at bryde nogle af de vaner og rutiner, der kendetegner dårlige møder. Manglende forberedelse og kedsommelige PowerPoints, var to af de problemstillinger, som Amazon gerne ville gøre op med.

Proceduren er enkel. Personen med ansvar for mødets centrale emne forbereder et notat på maksimalt seks sider. Notatet udarbejdes som et narrativt, med sætninger, afsnit og omhyggelig formidling af de centrale pointer. Det er ikke nogen nem opgave, men det udfordrer forfatteren til at være præcis. Som Jeff Bezos, der er CEO i Amazon siger. ”man kan ikke udarbejde et ordentligt notat, hvis man ikke er klar i mæglet”.

Centralt for Amazon er, at notatet ikke udsendes på forhånd, men udleveres på mødet. Herefter afsættes der 30 minutter til at deltagerne i stilhed, læser dokumentet, gør sig notater og forbereder egne holdninger til emnet.

Herefter starter dialogen.

Fra 20% der taler 80% af tiden til at langt de fleste deltagere

Vi har i Gnist prøvet metoden af et par gange og har oplevet et par interessante ting.

For det første medvirker de 30 minutter i stilhed til, at deltagerne ”lander” i mødet. De fleste kommer susende fra andre aktiviteter, og selvom kroppen er landet, er tankerne i transit. Stilheden hjælper til at samle tankerne og fokusere.

I en workshop med Randers Kommunes myndighedscenter, startede vi workshoppen op med 30 min. stille læsning af et notat, der afløste, det foredrag, vi typisk ville have holdt.

Mette Koudal, der er Centerleder af Myndighedscentret sagde om oplevelsen:.

“Det at læse om emnet, som vi efterfølgende skulle arbejde med, direkte på mødet, gav særdeles god mening. Alle mødedeltager var fokuseret, havde den aktuelle viden frisk i erindring, var mere deltagende og aktive på selve mødet og produktiviteten var lang højere, vi kom ganske enkelt både lettere og hurtigere i mål med den indsats og de handlinger som opgaven kaldte på.”

Fraværet af PowerPoint og mundtligt oplæg hjælper deltagerne til at læse og reflektere i eget tempo – ikke oplægsholderens. Du kender det sikkert. Oplægsholderen har skiftet slide, mens du stadig prøver at huske eller bare forholde dig til de ti bullets på foregående side.

Sidst men ikke mindst. Ja måske den mest interessante effekt, er, at flere af mødets deltagere bidrager med input. Mon ikke du kan genkende, at 20% af deltagerne ofte taler 80% af tiden. Få mennesker definerer mødets kurs og flere hægtes af undervejs.

Min erfaring er, at flere byder ind med input, og tanker og taletiden distribueres mere ligeligt. Dertil kommer det forhold, at man som mødeleder kan facilitere gruppen ud fra den forudsætning, at alle nu HAR læst notatet og gjort sig tanker.

Den mere ligeligt fordelte taletid er derudover et fænomen, der er med til at forbedre gruppens kollektive intelligens.

Den rolige opstart og tiden til refleksion medvirker til, at svar og kommentarer stikker dybere, der er mere psykologisk tryghed i gruppen, og vi får ganske enkelt en bedre samtale.

Et andet sted, hvor vi prøvede metoden, var i Grundfos. Mikkel Essenbæk, der er senior manager hos Grundfos siger: 

”Jeg oplevede den stille læsning og refleksion som en spændende mulighed for at komme anderledes fra start. Udover at det gav en anden og bedre dialog på workshoppen. Jeg er nysgerrig på at afprøve metoden ved vores egne møder derhjemme.”

Løsningen med stille læsning er ikke løsningen til alle møder, men måske til nogle? Måske I med fordel kan ændre jeres rutiner. Hvem ved, måske I ender i nogle samtaler I ellers ikke ville have haft?